Регламент Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Жидачівської міської ради Львівської області
Регламент Центру надання адміністративних послуг
виконавчого комітету Жидачівської міської ради Львівської області
1. Загальні положення.
1.1. Регламент Центру надання адміністративних послуг (далі - Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності Центру надання адміністративних послуг (далі - Центр) Жидачівської міської ради Львівської області, зокрема порядок організації роботи, дій адміністраторів і посадових осіб та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому Примірному регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
1.3. Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
оперативності та своєчасності;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
неупередженості та справедливості;
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.4. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України та визначає механізм взаємодії працівників ЦНАП, суб’єктів надання адміністративних послуг, суб’єктів звернень з питань реалізації Закону України «Про адміністративні послуги» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності ЦНАП.
1.5. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням Жидачівської міської ради. У випадках прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розбіжностей окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на сесії ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.
1.6. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр (далі – Перелік), формується керівником ЦНАП з урахуванням пропозицій і зауважень суб’єктів надання адміністративних послуг та затверджується міською радою.
1.7. Форми інформаційних і технологічних карток, описів вхідних пакетів документів, супровідних листів, листа-проходження, постанов і протоколів щодо адміністративної відповідальності тощо затверджуються розпорядженням міського голови.
1.8. Час прийому суб’єктів звернень у Центрі, його віддалених місць для роботи адміністраторів такого центру (в разі їх утворення) та інших посадових осіб міської ради, що виконують функції адміністраторів, а також у випадках передбачених законодавством – представників суб’єктів надання адміністративних послуг (далі працівники ЦНАП) затверджується міським головою.
1.9. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через ЦНАП, та передача вихідного пакету документів суб’єкту звернення здійснюється виключно в ЦНАП або на його віддалених робочих місцях для роботи працівників ЦНАП.
2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується ЦНАП
2.1. Центр розміщується в центральній частині міста на першому поверсі адмін будівлі Жидачівської районної державної адміністрації, зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
Адреса центру : вулиця Шашкевича, 2 (І поверх) м.Жидачів, Жидачівський район, Львівської області 81700.
На виході до приміщення розміщення розміщено інформаційну вивіску з найменування центру та графіком його роботи.
Вхід до ЦНАП облаштовано пандусом для осіб з обмеженими фізичними можливостями та сходами з поручнями.
У приміщенні ЦНАП облаштовано туалетну кімнату з урахуванням потреб осіб з обмеженими фізичними можливостями.
На прилеглій до ЦНАП території передбачено місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування центру.
2.2. Приміщення ЦНАП поділяється на відкриту (фронт-офіс) та закриту частини (бек-офіс).
2.2.1. У відкритій частині працівниками центру здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини центру.
Відкрита частина включає місця для очікування та інформування суб’єктів звернення, а також для прийому та обслуговування.
Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі.
2.2.2. Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.
2.3. У центрі облаштовується зона інформування (рецепція) або визначена посадова особа (працівник), яка відповідальна за перший контакт і загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.
2.4. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у ЦНАП вживаються заходи для інформаційного забезпечення, інформаційного консультування суб’єктів звернень та запобігання виникненню черг, а у випадку їх виникнення, - для регулювання черги.
2.5. Інформаційне забезпечення з питань діяльності ЦНАП, процедур надання адміністративних послуг, графіків особистого прийому, порядку та умов обслуговування у ЦНАП здійснюється за допомогою інформаційних стендів та інформації на сайті сільської ради.
2.6. У ЦНАП розміщується та є загальнодоступною така інформація:
- структура та графік прийому суб’єктів звернень у ЦНАП;
- перелік адміністративних послуг, що надаються через ЦНАП;
- інформаційні картки адміністративних послуг;
- формуляри (бланки) заяв та зразки їх заповнення;
- адреса ЦНАП та номери телефонів ЦНАП;
- адреса веб-сайту ЦНАП, факс, електронна пошта ЦНАП;
- положення про ЦНАП та Регламент роботи ЦНАП;
- банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
- відомості про супутні послуги, які надаються у приміщенні ЦНАП;
- графіки особистого прийому громадян керівниками сільської ради;
- скринька та книга відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці;
- інша інформація за рішенням керівника ЦНАП.
Перелічена інформація розміщується у зручному та доступному для суб’єктів звернень місці.
Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.7. Інформаційні картки та формуляри (бланки) заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, знаходяться в працівників ЦНАП або розміщуються на столах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
2.8. Робочі місця адміністраторів для прийому суб’єктів облаштовані інформаційними табличками із зазначенням номера такого місця. Додатково розміщується інформація про прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника.
2.9. Працівники ЦНАП під час здійснення своїх повноважень забезпечуються ідентифікаторами встановленого зразка.
2.10. ЦНАП забезпечує роботу працівників ЦНАП, орендарів – надавачів супутніх послуг.
2.11. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі ЦНАП можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій та послуг.
3.Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг
3.1. Орган, що утворив центр, а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив центр, а також керівника центру, який готує пропозиції щодо внесення змін до переліку послуг, які надаються через ЦНАП, інформаційних та/або технологічних карток адміністративних послуг згідно із законодавством.
4. Інформування суб’єктів звернення
4.1. У центрі визначається посадова особа для надання допомоги суб’єктам звернення, інформування та консультування їх із загальних питань організації роботи центру та порядку прийому шляхом особистого контакту та засобами телекомунікаційного зв’язку.
4.2. У інформатора суб’єкти звернення можуть отримати:
- інформацію щодо діяльності ЦНАП і адміністративних послуг;
- загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
- консультацію щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг;
- інформацію щодо рахунків і банківських реквізитів для сплати адміністративного збору;
- вихідний пакет документів;
- іншу допомогу, яка необхідна перед прийомом в працівника ЦНАП та яка пов'язана із наданням адміністративних послуг.
4.3. Орган, що утворив центр, створює та забезпечує роботу веб-сайту Центру або окремого розділу на веб-сайті органу, де розміщується інформація, зазначена у пункті 2.6. цього регламенту, а також відомості про місце розташування Центру (його віддалених місць для роботи адміністраторів центру (в разі їх утворення), найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
Керівник ЦНАП забезпечує наповнення сторінки на веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена у пункті 2.6. цього регламенту.
4.4. Інформація, що розміщується в приміщенні ЦНАП та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
Інформація на веб-сайті ЦНАП має бути зручною для пошуку та копіювання.
4.5. Суб’єктам звернення, які звернулися до ЦНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, аналогічний способу звернення.
4.6. Для роботи консультантом можуть залучатися волонтери та стажери і практиканти, обов'язки яких визначаються керівником ЦНАП.
5. Керування чергою у ЦНАП
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у ЦНАП вживаються заходи для запобігання виникненню черг, а у випадку їх виникнення – для керування чергою.
5.2. У ЦНАП забезпечується загальне керування чергою шляхом зустрічі суб’єктів звернення (відвідувачів) посадовою особою (консультантом), адміністратором або іншим представником (працівником) ЦНАП.
5.3. У ЦНАП може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на певну визначену дату (день) та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого або телефонного звернення до посадової особи (консультанта) працівника ЦНАП на рецепції та/або шляхом електронної реєстрації на веб-сайті ЦНАП.
Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені години.
5.4. У ЦНАП можуть використовуватись інші інструменти керування чергою, які гарантують дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.
6. Прийняття заяви та інших документів у центрі
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі або його територіальних підрозділах, віддалених місцях для роботи адміністраторів такого центру (в разі їх утворення).
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі (його територіальному підрозділі, віддаленому місці для роботи адміністратора центру (в разі їх утворення) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.5. Працівник ЦНАП перевіряє відповідність поданого пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, за потреби – надає допомогу суб’єкту звернення у заповнені бланку заяви. У випадку, якщо суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки при заповненні бланку заяви, працівник ЦНАП повідомляє заявника про відповідні недоліки та, за потреби, надає необхідну допомогу у їх виправленні.
Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, у разі потреби отримання додаткової інформації від інших суб’єктів, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на отримання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
6.6. Працівник ЦНАП складає опис вхідного пакету документів, у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.
Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора (працівника ЦНАП) із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у ЦНАП електронного документообігу – в електронній формі.
6.7. Працівник ЦНАП під час отримання вхідного пакету документів з’ясовує бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством); а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів.
6.8. Працівник ЦНАП здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі).
Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація.
6.9. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, працівник ЦНАП не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).
6.10. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів працівник ЦНАП виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та / або очевидну помилку, неточність чи неповноту відомостей, працівник ЦНАП за вибором суб’єкта звернення повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків або реєструє вхідний пакет документів з недоліками.
6.11. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також повідомляється телефоном.
6.12. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через працівника ЦНАП із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну) або вносяться зміни у раніше виданий опис. Внесення додаткових документів та / або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).
6.13. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону чинного законодавства.
6.14. Після реєстрації вхідного пакету документів працівник ЦНАП формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та / або сканування.
6.15. Інформацію про вчинені дії працівник ЦНАП вносить до листа-проходження справи у паперовій та / або електронній формі. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.
7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, працівник ЦНАП невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів з урахуванням графіка роботи суб?єкта надання адміністративних послуг, зобов’язаний надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги (надалі – виконавець), до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
7.2. Передача справ у паперовій формі від центру (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи працівника центру (в разі їх утворення) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному органом, що утворив центр, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.
7.4. Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцями) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється працівниками ЦНАП, відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника ЦНАП.
7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) працівника центру про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) працівник центру невідкладно інформує про це керівника центру.
7.6. Працівник ЦНАП у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей в журнал або електронний реєстр.
7.7. Адміністративна послуга, що потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє (передбачає) паралельне опрацювання справи двома і більше структурними підрозділами (виконавчими органами), суб’єкт надання адміністративних послуг забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб’єкта звернення – шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу). Для цього матеріали справи чи їх копії у паперовій та / або електронній формі одночасно передаються та / або надсилаються усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем (суб’єктом надання адміністративної послуги), що ухвалює (або готує) кінцеве рішення у справі.
7.8. Суб’єкт надання адміністративної послуги, за потреби, отримує документи або інформацію, що перебувають у володінні інших адміністративних органів, підприємств, установ або організацій, що належать до сфери їх управління. Таке отримання здійснюється за умови наявності в матеріалах справи згоди (дозволу) суб’єкта звернення на збирання, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
7.9. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.
7.10. Адміністратори та інші працівники ЦНАП не несуть відповідальність за недостовірність поданих фізичними особами та суб’єктами господарювання (їх уповноваженими представниками) документів (їх копій) для отримання адміністративної послуги.
7.11. У випадках передбачених рішенням сільської ради, відповідно до законодавства, рішення про надання адміністративної послуги приймається невідкладно у ЦНАП.
8. Передача результату надання адміністративних послуг суб’єкту звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру (його віддаленого місця для роботи працівника ЦНАП (в разі їх утворення), про що зазначається в листі про проходження справи.
8.2. Працівник ЦНАП у день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та / або електронній формі та повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений ним спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).
8.3. Результат надання адміністративної послуги (вихідний пакет документів) передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його/її представнику (законному представнику) при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив центр, і зберігається в матеріалах справи.
8.4. Відмова у позитивному вирішенні справи щодо адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови та їх обґрунтуванням, та долучається до адміністративної справи.
Письмове повідомлення суб’єкта надання про відмову у позитивному вирішенні справи щодо надання адміністративної послуги видається суб’єкту звернення під особистий підпис, про що суб’єкт звернення повідомляється телефоном або поштою чи електронною поштою у день реєстрації у ЦНАП такого повідомлення.
8.5. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для себе способу отримання результату надання адміністративної послуги або його неотримання у ЦНАП протягом двох місяців – результат надання адміністративної послуги надсилається суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку (рекомендованим листом) У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та відсутності іншої контактної інформації – результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного терміну у ЦНАП, а потім передається на зберігання до архіву.
8.6. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, працівник ЦНАП реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та / або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.
Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отримання повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою).
8.7. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень працівники і керівник ЦНАП.
8.8. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення та інші документи Зберігаються в суб’єкта надання послуги, крім випадків, де суб’єктом надання послуги є ЦНАП, тоді документи зберігаються в архіві ЦНАП .
|
Міський голова: |
|
Левко В.С. |
